Teilnehmendenmanagement

Ankommen, orientieren, wohlfühlen – professionell betreut vom ersten Moment an

Eine erfolgreiche Tagung lebt von mehr als guten Inhalten – sie braucht klare Abläufe, verlässliche Technik und ein eingespieltes Team. Die DGM-Inventum GmbH sorgt dafür, dass wissenschaftliche Programme in jedem Format reibungslos ablaufen: von der Ablaufplanung über Logistik und Aufbau bis hin zur Betreuung von Streaming und Technik vor Ort. Wir schaffen Strukturen, die Vortragende, Teilnehmende und Veranstaltende gleichermaßen entlasten. Mit vorbereiteten Checklisten, erprobten Prozessen und fachkundiger Betreuung stellen wir sicher, dass Vorträge pünktlich beginnen, Übergänge reibungslos funktionieren und auch hybride Formate zuverlässig umgesetzt werden. Ob Techniktests, Streamingregie oder Notfalllösungen: Unser Team begleitet die Veranstaltung im Hintergrund und greift unterstützend ein, wenn es darauf ankommt. So bleibt der Fokus bei allen Beteiligten auf dem Wesentlichen – den Inhalten und dem Austausch.

Effizienter Start für alle Gäste

Anmeldung & Teilnehmendenmanagement

Unsere Plattform ermöglicht einen flexiblen Anmeldeprozess – von der einfachen Registrierung bis zu komplexen Abfragen. Teilnehmende werden automatisch zugeordnet, etwa nach Kategorien oder Rollen. Individuelle Felder, Wartelisten und Exportfunktionen lassen sich nahtlos integrieren, sodass die Verwaltung effizient und transparent bleibt – für einen reibungslosen Ablauf vor, während und nach der Veranstaltung.

Schneller Empfang ohne Wartezeiten

Check-in & Namensschilddruck

Mit Self-Check-in-Stationen und automatisiertem Namensschilddruck sorgen wir für einen schnellen und strukturierten Empfang. Vordefinierte Buchungsübersichten, Essensgutscheine oder andere Nachweise können bei Bedarf direkt vor Ort ausgedruckt und ausgegeben werden – für einen reibungslosen Start ohne lange Wartezeiten.

Kompetente Unterstützung während des Events

Vor-Ort-Betreuung

Unser Betreuungsteam ist bei Bedarf während der gesamten Veranstaltung als zentrale Anlaufstelle verfügbar. Wir unterstützen bei technischen Fragen, koordinieren Abläufe und stehen für kurzfristige Lösungen bereit – kompetent, freundlich und lösungsorientiert.

Klar informiert zu jeder Zeit

Automatisierte Teilnehmendenkommunikation

Von der Einladung bis zur finalen Bestätigung läuft die gesamte Kommunikation mit Ihren Teilnehmenden automatisiert und zielgerichtet ab. Nachrichten wie Einladungen, Erinnerungen oder Anmeldebestätigungen werden personalisiert, zum passenden Zeitpunkt und über den gewünschten Kanal versendet. Inhalte, Versandzeitpunkte und Kommunikationswege lassen sich flexibel steuern, sodass jede Person genau die Informationen erhält, die sie benötigt – ohne manuellen Aufwand und jederzeit auswertbar.

Flexible Bezahl- und Verwaltungsoptionen

Zahlungsabwicklung & Mahnwesen

Ob gebuchte Leistungen, Rahmenprogramme oder Servicepauschalen – unser System ermöglicht eine reibungslose Zahlungsabwicklung über gängige Bezahlsysteme (z. B. Kreditkarte, Lastschrift, PayPal, Alipay) und professionelle Dienstleister. Zahlungseingänge bleiben transparent im Blick, offene Beträge werden bei Bedarf automatisch angemahnt. So sind Buchungen, Fristen und Zahlungen jederzeit zuverlässig organisiert.

Ergebnisse erfassen, Erfolge dokumentieren

Feedback & Teilnahmezertifikate

Nach der Veranstaltung erfassen wir systematisch das Feedback der Teilnehmenden – anonym, DSGVO-konform und zielgerichtet. Die Ergebnisse helfen dabei, Stärken zu identifizieren und Optimierungspotenziale für künftige Formate abzuleiten. Im Anschluss werden automatisch Teilnahmezertifikate generiert, die vorab individuell gestaltet und an das Corporate Design des Veranstalters angepasst werden können.

Newsletter abonnieren

Abonnieren Sie unseren Newsletter und erhalten Sie regelmäßig Informationen zum Thema Materialwissenschaft und Werkstofftechnik!