Ankommen und selbst einchecken
Teilnehmende checken sich an QR-Code-Stationen selbst ein und holen ihr Namensschild sowie gebuchte Voucher/Wertmarken ab. Das entlastet den Empfang und gibt Ihrem Team mehr Zeit, Gästen bei Fragen zu helfen.
Einchecken mit dem persönlichen Code
Der persönliche Check-in-Code ist über die Teilnehmenden-E-Mail, das Buchungsportal und die Web-App erreichbar. Am Terminal reicht es, ihn auf dem Smartphone oder auf Papier vor die Kamera zu halten.
Das System prüft Buchung, Ticketgültigkeit und Zahlungsstatus vor der Ausgabe. Danach werden Namensschild oder Ticket und die vorgesehenen Voucher/Wertmarken gedruckt.
Klare Anweisungen, Bestätigungen und Hilfemeldungen begleiten den Ablauf auf Deutsch und Englisch.
Vom Smartphone zum Namensschild
Mara Becker
Präsenzteilnahme
Halten Sie Ihren Code
vor die Kamera.
Der persönliche Code ist per E-Mail, im Buchungsportal und in der Web-App erreichbar.
Buchung, Ticketgültigkeit und Zahlungsstatus werden vor der Ausgabe geprüft.
Das Namensschild wird gedruckt; gebuchte Voucher/Wertmarken können direkt mitgedruckt werden.
Alternativ gibt eine separate, zentrale Station die Voucher/Wertmarken aus. Das verkürzt den Check-in; bereits Ausgegebenes wird nicht erneut gedruckt.
Animiertes Funktionsschema mit fiktiven Daten und nicht scannbarem Beispielcode. Es wird nichts eingecheckt oder gedruckt.
Namensschilder vor Ort drucken und ausgeben
Das Namensschild wird nach erfolgreichem Check-in gedruckt. Hüllen und Lanyards stimmen wir auf Ihre Veranstaltung ab und halten sie am Empfang bereit. Unser Team hilft bei der Ausgabe und bei Fragen zum Druck.
Voucher/Wertmarken für gebuchte Leistungen
Voucher/Wertmarken werden passend zur jeweiligen Buchung ausgegeben, zum Beispiel für Mittagessen oder andere Zusatzleistungen.
Direkt mitdrucken oder zentral ausgeben
Die Check-in-Station kann die Voucher/Wertmarken direkt mit dem Namensschild drucken. Alternativ geben Sie sie an einer separaten, zentralen Station aus: Dort scannen Teilnehmende ihr Namensschild und erhalten ihre Voucher/Wertmarken. Der Check-in selbst geht dann noch schneller.
Ausgabe nachvollziehen
Das System erfasst Druck und Ausgabe und schützt vor wiederholter Abholung. Bei offenen Fragen oder Druckproblemen übernimmt das Team am Counter.
Stationen, Technik und Team am Empfang
Wir planen Stationen und Laufwege passend zur Location, Teilnehmendenzahl und den erwarteten Ankunftszeiten. Tablets, Scanner sowie Drucker für Namensschilder und Voucher/Wertmarken werden vorbereitet und vor der Veranstaltung geprüft.
Ihr Team muss nicht jede Ankunft einzeln bearbeiten. Es bleibt ansprechbar, gibt Orientierung und unterstützt bei offenen Buchungen, Zahlungsfragen oder besonderen Anliegen.
Namensschilder, Lanyards und Voucher/Wertmarken stimmen wir auf Ihre Veranstaltung ab. Buchungsdaten und Ausgabeabläufe werden im selben System verwaltet.
Leistungen für Check-in und Empfang
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Namensschild direkt am Empfang
Digitale Check-in-Stationen
Teilnehmende scannen ihren QR-Code und drucken ihr Namensschild selbst aus. Offene Zahlungen oder fehlende Angaben erkennt das System. Unser Team übernimmt diese Fälle an einer betreuten Station. -
Ankommen und den richtigen Weg finden
Persönlicher Empfang
Unser Team begrüßt Teilnehmende und beantwortet Fragen zu Räumen, Programm und Buchung. Ein zentraler Infopoint gibt Orientierung und leitet besondere Anliegen an die zuständige Person weiter. -
Buchungen vor Ort klären
Betreute Registrierung
Am Empfang prüfen wir Tickets, Buchungsstände und gebuchte Zusatzleistungen. Änderungen oder fehlende Unterlagen werden direkt bearbeitet. So bleibt der Check-in auch bei Sonderfällen übersichtlich. -
Ansprechpersonen für Geräte und Räume
Technik am Veranstaltungstag
Unser Technikteam betreut Präsentationen, Ton, Streaming und Licht. Es stimmt sich mit Location und Dienstleistern ab und hilft Referierenden, wenn Geräte oder Zugänge kurzfristig angepasst werden müssen. -
Scanner, Drucker und Tablets bereitstellen
Equipment für den Check-in
Wir stellen Check-in-Software, Tablets, Scanner und Namensschilddrucker bereit. Bei Bedarf kommen Drucker für Voucher/Wertmarken, Countertechnik, Monitore oder Personenleitsysteme hinzu. Das Setup richtet sich nach Ort und Teilnehmerzahl. -
Ausgaben am Counter organisieren
Garderobe und Materialausgabe
Unser Team organisiert die Ausgabe von Garderobenmarken, Lanyards und weiteren Materialien. Scanner und Drucker unterstützen die Zuordnung. Offene Vorgänge klärt das Team direkt am Counter. -
Referierende vor dem Auftritt begleiten
Betreuung für Vortragende
Wir begrüßen Vortragende, prüfen Präsentationen und erklären Bühne, Mikrofon und Ablauf. Für besondere Anforderungen gibt es eine feste Ansprechperson, die vor und während des Programmpunkts erreichbar ist. -
Räume und Wege gut kennzeichnen
Beschilderung vor Ort
Wir erstellen Wegweiser, Raumpläne, Programmübersichten und Hinweise im Veranstaltungsdesign. Die Materialien stehen an Eingängen und wichtigen Abzweigungen, damit Gäste ohne Umwege zu Saal, Garderobe oder Infopoint finden. -
Passend zum Veranstaltungsdesign
Namensschilder und Drucksachen
Wir gestalten und bestellen Namensschilder, Lanyards, Voucher/Wertmarken und weitere Drucksachen. Format und Gestaltung richten sich nach Ihrer Veranstaltung. Vor dem Druck stimmen wir Inhalte und Stückzahlen mit Ihnen ab.