Standbuchung für Ihre Fachausstellung
Ausstellende wählen ihr Paket, buchen einen Stand und ergänzen benötigte Leistungen im eigenen Portal. Rechnungen, Einladungen für das Standteam und Gäste sowie das digitale Profil bleiben bei derselben Buchung. Wir richten Angebote und Abläufe für Ihre Konferenz ein und betreuen die Ausstellung gemeinsam mit Ihrem Team.
Für wissenschaftliche KonferenzenFachausstellung vor Ort und digitale Ausstellerprofile
Paket, Zusatzleistungen und Teamzugänge
Ausstellerbuchung im eigenen Portal
Die zuständige Kontaktperson eines Unternehmens verwaltet die Ausstellung im persönlichen Zugang. Das Beispiel zeigt den Weg von der Paketauswahl bis zu den Einladungen. Leistungen und Preise werden für jede Veranstaltung festgelegt.
Vom Paket bis zum Standteam
Paket auswählen
Ausstellende vergleichen die freigegebenen Pakete mit ihren enthaltenen Leistungen. Digitale Pakete können auch ohne Stand vor Ort angeboten werden.
Leistungsumfang für Ihre KonferenzPakete bündeln die Leistungen Ihrer Fachausstellung.
Der gewählte Stand bleibt mit dem Aussteller und seinem Paket verknüpft.
Buchbare Extras und spätere Ergänzungen folgen den eingerichteten Regeln.
Die Rechnung entsteht aus gebuchten Leistungen, nach dem vorgesehenen Abrechnungsablauf.
Eingelöste und offene Einladungen werden beim verbleibenden Kontingent berücksichtigt.
Funktionsbeispiel mit fiktiven Daten und Preisen. Es werden keine Buchungen, Rechnungen oder Einladungen ausgelöst.
Pakete, Stände und Kontingente festlegen
Sie bestimmen den Umfang Ihrer Ausstellung. Wir richten Pakete, Preise und Auswahlregeln so ein, dass Ausstellende passende Angebote finden und Ihr Team die gebuchten Leistungen nachvollziehen kann.
- Pakete und Gruppen
Fassen Sie Angebote in Paketgruppen zusammen. Enthaltene Leistungen, wählbare Extras, Preise und die Reihenfolge der Angebote sind konfigurierbar.
- Standwahl im Lageplan
Ordnen Sie Stände einem Ausstellungsraum und den passenden Paketen zu. Ausstellende sehen die Lage und wählen eine verfügbare Fläche aus.
- Digitale Pakete
Nicht jedes Angebot benötigt eine Fläche vor Ort. Pakete können auch ohne verpflichtende Standwahl buchbar sein.
- Pflicht und Auswahl
Erforderliche Leistungen werden mitgebucht. Optionale Positionen, Einheiten und Mengen richten sich nach der eingerichteten Paketkonfiguration.
- Begrenzte Kontingente
Verfügbarkeit wird bei der Buchung erneut geprüft. Bereits belegte Stände und ausgeschöpfte Leistungskontingente stehen nicht zur freien Buchung bereit.
- Unternehmenszuordnung
Die Buchung erfolgt für das berechtigte Unternehmen beziehungsweise die zugeordnete Abteilung. Der zuständige Kontakt bleibt am Aussteller hinterlegt.
Zusatzleistungen buchen und nachbuchen
Vom Stromanschluss bis zu weiteren Teamplätzen: Die buchbaren Leistungen werden für Ihre Veranstaltung zusammengestellt. Ausstellende sehen ihre gebuchten Positionen und können freigegebene Ergänzungen im Portal nachbuchen.
- Leistungen mit eigenen Einheiten
Erfassen Sie beispielsweise Anschlüsse, Mobiliar, technische Ausstattung oder zusätzliche Teilnahmeplätze als Angebote. Preis, Menge und verfügbare Kapazität richten sich nach der jeweiligen Leistung.
- Ergänzungen nach der ersten Buchung
Welche Positionen später gebucht werden können, legen Sie am Paket fest. Zusätzliche Buchungen bleiben mit dem Aussteller und seinem gebuchten Paket verknüpft.
- Informationen für die Ausstellung
Stellen Sie freigegebene organisatorische Hinweise und Unterlagen im Ausstellerbereich bereit, etwa zum Aufbau, zur Anlieferung oder zu den nächsten Vorbereitungsschritten.
- Organisation im Hintergrund
Ihr Team verwaltet Stände, gebuchte Pakete und Leistungen zentral. Benachrichtigungen an die zuständigen Veranstaltungsvertretungen können neue Buchungen und Ergänzungen sichtbar machen.
Rechnungen aus gebuchten Leistungen
Der öffentliche Ausstellerkontakt muss nicht der Rechnungsempfänger sein. Unternehmen können eine abweichende Rechnungsadresse und erforderliche Abrechnungsangaben hinterlegen. Ihr Team erstellt Rechnungen anhand der ausgewählten gebuchten Leistungen.
01 / Angaben
Den richtigen Empfänger hinterlegen
Rechnungsempfänger, Adresse, Umsatzsteuerangaben, Kundenreferenz, Leitweg-ID und eine zusätzliche Empfängeradresse lassen sich am Aussteller führen.
02 / Rechnung
Aus Leistungen eine Rechnung erstellen
Die Abrechnung nutzt hinterlegte Vorlagen, Konditionen und zuständige Rechnungsorganisationen. Bereits abgerechnete Positionen sind als solche erkennbar.
03 / Zahlung
Dokument und Zahlungsweg bereitstellen
Ausgestellte Rechnungen führen zum Rechnungsdokument und zum Zahlungsportal. Die verfügbaren Zahlungsverfahren richten sich nach der Abrechnungskonfiguration.
Einladungen aus dem gebuchten Kontingent
Ausstellende laden Mitarbeitende und Gäste im Rahmen ihrer gebuchten Teilnahmeplätze ein. Jede Einladung gehört zur passenden Leistung und Veranstaltung. Die eingeladene Person erhält einen eigenen Zugang zum Anmelden und Einlösen.
- Teilnahme vor Ort oder online
Kontingente können für die Teilnahme vor Ort und online getrennt eingerichtet werden. Einladungen verwenden das jeweils hinterlegte Teilnahmeangebot.
- Persönlicher Einladungsweg
Die zuständige Kontaktperson erfasst Empfänger und die vorgesehenen Angaben. Einladungen werden per E-Mail versendet. Mitarbeitende und Gäste melden sich mit ihrem Konto an oder registrieren sich und führen den Buchungsprozess mit der Einladung fort.
- Freie Plätze zuverlässig zählen
Bereits zugeordnete Personen und noch aktive Einladungen werden vom Kontingent abgezogen. Eine offene Einladung reserviert also bereits einen Platz.
- Status verfolgen und reagieren
Im Portal sind versendete, eingelöste, zurückgezogene und abgelaufene Einladungen erkennbar. Noch gültige, nicht eingelöste Einladungen können erneut versendet oder zurückgezogen werden.
- Zugänge gezielt vergeben
Ein eingeladener Gast erhält die Teilnahme aus seiner Einladung. Die Berechtigung, den Unternehmensauftritt und die Ausstellerbuchung zu verwalten, bleibt beim autorisierten Ausstellerkontakt.
Ausstellerprofil und Standplan in der Web-App
Aus der Buchung entsteht ein Ausstellerprofil mit dem zugehörigen Stand. Die Veröffentlichung wird gesondert freigegeben. Teilnehmende finden die Fachausstellung in der Web-App und können vom Lageplan zum Unternehmen wechseln.
- Profil selbst vorbereiten
Berechtigte Ausstellerkontakte bearbeiten Beschreibung, Logo, Webseite und Kontaktdaten in ihrem Portal. Öffentliche Angaben und Rechnungsdaten bleiben getrennt.
- Unternehmen entdecken
Galerie und Suche führen zum passenden Unternehmen, Forschungsverbund oder Dienstleister. Medien, Downloads und Kontaktmöglichkeiten werden im vereinbarten Umfang eingerichtet.
- Den Stand finden
Standnummer und Ausstellungsraum sind mit dem Profil verknüpft. Im interaktiven Plan öffnet der gewählte Punkt den passenden Aussteller.
- Mit dem Konferenzprogramm verbinden
Je nach Veranstaltung erscheinen Aussteller zusätzlich in der Poster-Galerie oder bei passenden Programmpunkten. Freigegebene Inhalte und Personen stehen in den dafür vorgesehenen Bereichen.
Ausstellung und Konferenz gemeinsam vorbereiten
Konferenzwebseite und Web-App
Poster-Galerie und Posterpanels
Streaming und On-Demand
Organisation und Betreuung Ihrer Fachausstellung
Welche Standflächen, Pakete und Zusatzleistungen möchten Sie anbieten? Wir richten Lageplan, Ausstellerportal, Kontingente und Rechnungswege ein, stimmen die Einladungen für Standteam und Gäste mit Ihnen ab und unterstützen bei offenen Buchungen und Rückfragen.