Honorarverträge für Ihre Veranstaltungen
Vertragsvorlagen, persönliche Angaben und Unterzeichnungen gehören in einen gemeinsamen Vorgang. Ihre Organisation sieht, welche Vereinbarungen bereit sind und wo noch eine Rückmeldung fehlt. Dozent*innen prüfen ihre Unterlagen im persönlichen Portal.
Vom ersten Entwurf zur unterzeichneten Vereinbarung
Für eine Veranstaltung führen Sie viele persönliche Vereinbarungen im selben Arbeitsbereich. Das Beispiel zeigt die Vorbereitung, eine interne Mitzeichnung, die Unterzeichnung im Portal und die Ablage der fertigen Unterlagen.
Von der Vorlage zur unterzeichneten Vereinbarung
Angaben direkt in die Vereinbarung übernehmen
Ihre Vorlage verbindet Stammdaten mit den ergänzten Angaben zu Tätigkeit und Honorar.
Persönliche Angaben und eingerichtete Vertragsfelder ergänzen die wiederverwendbare Vorlage.
Die geprüfte PDF-Fassung wird in der konfigurierten Reihenfolge zur Mitzeichnung bereitgestellt.
Die Dozent*in prüft ihre Unterlagen und unterzeichnet über den persönlichen Zugang.
Unterzeichnete Fassung und Bearbeitungsverlauf bleiben beim Vorgang erreichbar.
Animiertes Funktionsschema mit fiktiven Daten und einer illustrierten Unterschrift. Hier werden keine Verträge erstellt, versendet oder unterzeichnet.
Vorlagen wiederverwenden und Angaben gezielt ergänzen
- Vorlagen je Tätigkeit
Vorlagen, Anlagen, Fragen und Unterzeichnende lassen sich für unterschiedliche Veranstaltungsformate und Tätigkeiten konfigurieren. Bewährte Konfigurationen werden für ein neues Projekt übernommen und dort angepasst.
- Personalisierte Dokumente
Stammdaten, Ansprechpartner und Adressen fließen als Platzhalter in die Vertrags-PDFs ein. Veranstaltungstermine, Leistungsumfang, Honorare und Zahlungsbedingungen ergänzen Sie über die eingerichteten Felder und Fragen.
- Angaben gemeinsam anfordern
Wählen Sie mehrere Dozent*innen aus und versenden Sie die Aufforderung zur Datenergänzung als Sammelaktion. Fehlende Antworten und Unterlagen bleiben pro Person sichtbar; Vertrags-PDF und Signaturanfrage werden beim jeweiligen Vorgang erstellt und freigegeben.
- Vor dem Versand prüfen
Die Dokumentenvorschau zeigt die personalisierte Vereinbarung. Anlagen, Vertragsparteien und Unterschriftsfelder gehören zur Vorlage; die zuständige Person prüft die Unterlagen vor der Signaturanfrage.
Prüfung und Unterzeichnung im selben Vorgang
- Interne Mitzeichnung
Interne und externe Unterzeichnende erhalten die eingerichteten Rollen. Eine feste Reihenfolge bildet beispielsweise die interne Mitzeichnung vor der Unterschrift der Dozent*in ab; parallele Unterzeichnungen sind ebenfalls möglich.
- Persönlicher Zugang
Dozent*innen sehen ihre eigenen Vereinbarungen und bereitgestellten Dokumente im geschützten Portal. Sie können Angaben vervollständigen, den Vertrag prüfen, digital unterzeichnen und die freigegebenen PDFs herunterladen.
- Rückfragen und Ablehnung
Eine Ablehnung mit Rückmeldung bleibt beim Vertrag nachvollziehbar. Nach einer Änderung wird eine neue Version erzeugt und erneut zur Unterzeichnung bereitgestellt.
- Erinnerungen
Bei aktivierter Erinnerung fordert der eingerichtete Ablauf fehlende Angaben oder ausstehende Unterschriften an. Intervalle, Vorlagen, Höchstzahl und interne Eskalation werden für Ihre Organisation festgelegt.
Offene Vereinbarungen vor Veranstaltungsbeginn erkennen
Suche, Prozessbereiche sowie Filter nach Status und Vertragsgruppe helfen beim Bearbeiten großer Bestände. Datum und Status lassen sich zur Sortierung nutzen. Die Zuordnung zum Projekt verbindet die Vereinbarungen mit Ihrer Veranstaltung.
Erkennbar bleiben Entwürfe, fehlende Angaben, erstellte PDFs, angefragte Signaturen, Ablehnungen und vollständig unterzeichnete oder abgeschlossene Vorgänge. Stornierte Vorgänge und überholte Vertragsversionen bleiben unterscheidbar. So sieht das Team vor dem Termin, bei wem noch etwas fehlt.
Honorare und Vertragsänderungen nachvollziehbar festhalten
- Honorarvereinbarung
Honorare und Zahlungsbedingungen werden in den eingerichteten Feldern erfasst und in die Vereinbarung übernommen. Wie diese Angaben an Ihre Honorarabrechnung übergeben werden, stimmen wir bei der Einrichtung ab.
- Änderungen und Nachträge
Aktualisierte Vereinbarungen und zusätzliche Dokumente bleiben dem Vorgang zugeordnet. Eine erneute Vertragsgenerierung ersetzt die aktive Version; alte Unterzeichnungslinks und Signaturen werden nicht für die neue Fassung weiterverwendet.
- Archiv und Bearbeitungsverlauf
Vertragsversionen, Dokumente, Statuswechsel, Rückmeldungen und Signaturnachweise bleiben nachvollziehbar. Die fertig unterzeichnete Fassung lässt sich als PDF bereitstellen und archivieren.
- Zuständigkeiten und Zugriff
Projektzugriff und rollenbasierte Berechtigungen steuern, wer Vereinbarungen einsehen, erstellen und bearbeiten darf. Unterzeichnende erhalten den für ihre Aufgabe vorgesehenen persönlichen Zugang.
Ihre Vertragsabläufe gemeinsam einrichten
Wir besprechen Ihre Veranstaltungsformate, Vertragsvorlagen, benötigten Angaben und Mitzeichnungen. Portalzugänge, Erinnerungen, Zuständigkeiten und die Übergabe an Ihre Honorarabrechnung richten wir passend zu den Arbeitsabläufen Ihres Teams ein.