Team und Helfer für Ihre Konferenz organisieren
Bewerbungen, Verträge, Unterkünfte und Einsätze an einem Ort. Ihre Organisation behält den Überblick. Mitarbeitende und Helfer sehen auf dem Smartphone, was ansteht, und melden ihren Fortschritt direkt zurück.
Für Veranstalter und ihr Team Vorbereitung · Einsatz · Überblick
Von der Bewerbung bis zum letzten Einsatz
Wer gehört zum Team? Welche Unterlagen fehlen? Wer betreut den nächsten Saal? Die Antworten stehen im selben System, vom ersten Kontakt bis zum laufenden Konferenztag.
Von der Bewerbung bis zum erledigten Einsatz
Interessierte bewerben sich online. Die Organisation prüft Angaben und Verfügbarkeit und nimmt Bewerbungen an.
Fehlende Unterlagen werden angefordert und erinnert; der Vertrag wird digital versendet und unterschrieben.
Unterkünfte, Zimmer und Zeiträume werden geplant. Freie Plätze sind sofort zu sehen.
Einsätze stehen in Liste, Kalender oder Timeline. Überschneidungen und offene Aufgaben fallen auf.
Das Team arbeitet mit der mobilen Ansicht; die Organisation sieht den Fortschritt live.
Animiertes Funktionsbeispiel mit fiktiven Personen und Daten. Es werden keine Aufgaben verändert und keine Benachrichtigungen versendet. Welche Schritte genutzt werden, legen Sie fest.
Bewerbungen, Unterlagen und Verträge verwalten
Konfigurierbare Online-Formulare sammeln Angaben, Antworten und Dokumente. Bewerbende haben ihren eigenen Zugang; die Organisation prüft Unterlagen und begleitet die nächsten Schritte.
- Bewerbungen prüfenInteressierte bewerben sich online. Kandidatinnen und Kandidaten werden geprüft, angenommen oder abgelehnt; der Bearbeitungsstand bleibt nachvollziehbar.
- Unterlagen und VerträgeFehlende Angaben anfordern, Erinnerungen senden und Uploads prüfen. Den Vertrag von Versand über digitale Dokumentenunterschrift bis zum Abschluss begleiten.
- Teamprofile aufbauenBewerbungen mit Mitarbeitenden und Helfern verknüpfen. Rollen, Aufsicht, Verfügbarkeit und Arbeitstage beim jeweiligen Profil hinterlegen.
Wer ist wann wo eingeplant?
Liste, Kalender und Timeline zeigen Aufgaben aus unterschiedlichen Blickwinkeln. Personen, Aufsicht, Räume, Ausstattung und Checklisten werden einem Einsatz zugeordnet.
- Klare Zeiten: Start, Kontrollzeit und Frist direkt bei der Aufgabe.
- Planung prüfen: Überschneidungen, Einsätze außerhalb der Verfügbarkeit und Aufgaben ohne zugewiesene Helfer erkennen.
- Gemeinsam abschließen: Bei Bedarf gilt eine Aufgabe erst als erledigt, wenn alle zugewiesenen Personen ihren Teil abgeschlossen haben.
Unterkünfte und Zimmerbelegung planen
Unterkunftsorte, Zimmer, Kapazitäten und Buchungszeiträume verwalten. Teammitglieder zuweisen und sehen, wo für den jeweiligen Aufenthalt noch Platz ist.
Belegung, Aufenthaltszeiten und freie Plätze zusammen planen.
Schematische Darstellung mit Beispieldaten. Unterkunftsnamen und Zimmer sind fiktiv.
Aufgaben in der Team-App und Live-Überblick
Auf dem Smartphone sieht jedes Teammitglied seine Aufgaben mit Zeiten, Anleitung, Dateien, Checklisten und Raumplan. Statusänderungen werden direkt vor Ort gemeldet.
Live-Überblick für die Organisation
Offene, laufende, verspätete und erledigte Aufgaben stehen im gemeinsamen Überblick. Die Organisation sieht den Fortschritt einzelner Personen und kann bei Bedarf unterstützen. Dashboards bleiben synchron; optionale Push-Nachrichten informieren über geänderte Aufgabenstände.
Arbeitszeiten, Namensschilder und Voucher/Wertmarken
- Arbeitszeiten im BlickErfasste Check-ins, Check-outs, Pausen und Tagessummen gemeinsam einsehen.
- Badge abholenPersönliche Stationscodes für den Badge-Druck bereitstellen. Die Ausgabe erfolgt am vorgesehenen Terminal.
- Voucher/Wertmarken für den Tag ausgebenVoucher/Wertmarken nach den Regeln der jeweiligen Helferrolle bereitstellen und an der Station ausgeben.
Aufgaben, Rollen, Benachrichtigungen und Stationsabläufe richten wir passend zu Ihrer Konferenz ein.
Wie passt das zu Ihrer Konferenz?
Kann das Team auch in mehreren Gebäuden arbeiten?
Aufgaben lassen sich Räumen und Ausstattung zuordnen. Hinterlegte Veranstaltungspläne helfen dem Team, den richtigen Einsatzort zu finden.
Müssen alle Funktionen genutzt werden?
Nein. Bewerbungen, Vertragsabläufe, Unterkunftsplanung, Zeiterfassung und Stationsausgabe werden nach Ihrem Bedarf eingerichtet. Benachrichtigungen sind optional.
Gibt es getrennte Ansichten für Organisation und Helfer?
Die Organisation plant und verfolgt die Aufgaben. Teammitglieder nutzen die mobile Ansicht für ihre Einsätze, Unterlagen und Rückmeldungen.
Welche Abläufe braucht Ihr Konferenzteam?
Beschreiben Sie Teamgröße, Einsatzorte und Aufgaben vor Ort. Wir zeigen Ihnen die passenden Abläufe und richten sie für Ihre Konferenz ein.