Abstracts einreichen und begutachten
Vom Call for Papers bis zur finalen Präsentation: Autor*innen reichen ihre Forschung im persönlichen Portal ein. Ihr Team behält Themen, Dateien und Fristen im Blick und bereitet die Beiträge für Begutachtung und Programmplanung vor. Wir richten den Ablauf passend zu Ihrer Konferenz ein und begleiten den Betrieb.
Für wissenschaftliche KonferenzenVorträge · Poster · Weitere Beitragsformate
Abstract · Autor*innen · Dateien
Ablauf der Abstract-Einreichung
Eine Einreichung bleibt vom ersten Entwurf bis zur Veröffentlichung derselbe Beitrag. Abstract, Mitwirkende und Dateien sind verknüpft. Das interaktive Beispiel zeigt, wer in welcher Phase handelt.
Vom Call for Papers ins Programm
Formular und Fristen einrichten
Wir richten Themen, Beitragstypen und die benötigten Angaben mit Ihrem Team ein. Fristen und Uploads gehören zur selben Konfiguration.
Themen, Formulare und Fristen werden für Ihre Konferenz festgelegt.
Autor*innen prüfen ihre Angaben und reichen den vollständigen Beitrag ein.
Die fachliche Entscheidung trifft das zuständige Programmkomitee.
Nach der Freigabe sind Beiträge im Programm und in der Web-App sichtbar.
Funktionsbeispiel mit fiktiven Daten. Das Beispiel versendet keine Nachrichten und verändert keine Einreichungen.
Präsentationen hochladen und automatisch prüfen
Vortragende laden ihre finale Präsentation über den vorgesehenen Einreichungsweg hoch. Fristen und zugelassene Dateiformate richten sich nach Ihrer Veranstaltung.
Der automatische Foliencheck erstellt Vorschauen und Hinweise zu eingebetteten Medien, Animationen und weiteren prüfbedürftigen Inhalten. So lassen sich offene Punkte vor dem Vortrag klären. Bei Bedarf bleibt eine manuelle Kontrolle vorgesehen.
Die Datei ist dem Beitrag und seinem Raum zugeordnet und kann für den Präsentationscomputer vorbereitet werden. Das Saalteam arbeitet mit dem aktuellen freigegebenen Dateistand.
Vom Upload bis auf die Leinwand
Vortragende laden ihre finale Präsentation direkt beim eigenen Beitrag hoch. Termin und Saal sind bereits verknüpft.
Der automatische Foliencheck prüft Darstellung, Animationen und eingebettete Medien für das Präsentationssystem im Saal.
Vorschau und Prüfhinweise zeigen, was vor dem Vortrag noch zu klären ist, etwa eine ausgeblendete Folie.
Die geprüfte Fassung liegt automatisch auf dem Saalnotebook. Die Saalregie startet sie aus dem Programm.
Zum nächsten Vortrag wechselt und startet die Präsentation automatisch, ohne Eingriff auf der Bühne. Vortragende beginnen direkt.
Ablaufbeispiel mit fiktiven Daten; die Fotos stammen von der MSE 2026. Fristen, Prüfungen und Saalsteuerung werden für Ihre Konferenz eingerichtet. Der Foliencheck unterstützt die Vorbereitung, ersetzt aber keine Kontrolle durch die Vortragenden.
Formular und Regeln für Ihren Call
Sie legen fest, welche Beiträge eingereicht werden können und welche Informationen Sie dafür brauchen. Wir setzen diese Vorgaben im Portal um und prüfen den Ablauf vor dem Start des Calls.
- Beitragstypen
Vorträge, Poster oder weitere Formate erhalten eigene Bezeichnungen und Beschreibungen. Die zugelassenen Typen werden je Einreichungskonfiguration ausgewählt.
- Themen und Paperpools
Einreichende wählen aus den freigegebenen Themenbereichen. Hierarchische Sessions und Paperpools bilden die Struktur Ihres wissenschaftlichen Programms ab.
- Zusätzliche Fragen
Ergänzen Sie Textfelder und Ja/Nein-Abfragen, beispielsweise zur Beitragsart oder zu erforderlichen Erklärungen. Bezeichnung, Hilfetext und Pflichtstatus werden festgelegt.
- Deutsche und englische Texte
Formularbezeichnungen, Hinweise und Themenbeschreibungen können zweisprachig hinterlegt werden. Einreichende erhalten die passenden Texte in ihrer ausgewählten Sprache.
- Dateien je Beitragstyp
Abstract-PDF, Posterbild, Manuskript, Video oder ergänzende Unterlagen lassen sich gezielt anfordern. Zugelassene Formate, Upload-Modus und Frist richten sich nach der Konfiguration.
- Teilnahme und Begrenzungen
Fragen Sie bei Bedarf den Wunsch nach einem Online-Vortrag ab oder richten Sie einen reinen Online-Einreichungsweg ein. Auch die Höchstzahl abgegebener Beiträge pro Person ist einstellbar.
Beiträge im eigenen Portal vorbereiten und abgeben
Einreichende sehen ihre eigenen Beiträge, den Bearbeitungsstand und die offenen Schritte im geschützten Portal. Ein gespeicherter Entwurf wird erst durch die ausdrückliche Abgabe zur Einreichung.
- Abstract mit wissenschaftlichen Formeln
Der Editor unterstützt formatierte Texte, Listen und LaTeX-Ausdrücke mit Vorschau. So können mathematische Formeln und wissenschaftliche Notation direkt im Abstract stehen.
- Autor*innen und Institutionen
Erfassen Sie Mitwirkende mit Institution, Abteilung, Ort und Land. Vortragende werden ausdrücklich markiert; die Reihenfolge der Autor*innen lässt sich anpassen.
- Dateien passend zum Beitrag
Die angeforderten Uploads erscheinen am jeweiligen Beitrag. Dateiformat und Größenlimit werden geprüft. Poster, Manuskript und weitere Unterlagen können zu den dafür eingerichteten Fristen nachgereicht werden.
- Kontrollierte Abgabe
Vor dem Absenden werden erforderliche Angaben zu Mitwirkenden und Vortragenden geprüft. Autor*innen können Abstract und Dateien in der vorgesehenen Vorschau kontrollieren.
Eigene Beiträge und ihren Status verfolgen
Autor*innen finden ihre Beiträge mit Titel, Mitwirkenden und zugehöriger Veranstaltung im persönlichen Konto. Der Einreichungsstatus zeigt, welche Beiträge bereits abgegeben wurden. Über den jeweiligen Eintrag öffnen sie die Bearbeitung im Rahmen der geltenden Fristen.
Eigene Fristen für Abgabe, Änderungen und Uploads
Abstract-Abgabe, Angaben zu Mitwirkenden und finale Dateien müssen nicht am selben Tag enden. Die einzelnen Zeitfenster steuern, welche Schritte im Portal noch möglich sind.
01 / Einreichen
Call öffnen und schließen
Start und Ende der Einreichung werden je Konfiguration festgelegt.
02 / Ergänzen
Abstract und Autor*innen
Änderungen nach der Abgabe sind nur in den freigegebenen Zeitfenstern möglich.
03 / Nachreichen
Unterlagen hochladen
Separate Dateifristen berücksichtigen Poster, Manuskripte und weitere Uploads.
04 / Vorbereiten
Finale Präsentation
Die Frist kann ein fester Termin oder ein Abstand zum eigenen Vortrag sein.
Welche Nachrichten werden versendet?
Bei eingerichteter Vorlage erhalten Einreichende eine Abgabebestätigung. Aktivierte Erinnerungen weisen auf noch nicht abgegebene Entwürfe oder fehlende finale Präsentationen hin. Inhalte und Versandregeln werden für Ihre Veranstaltung abgestimmt.
Kann ein abgegebener Beitrag geändert werden?
Für Abstracttext und Autor*innen gelten eigene Bearbeitungsfristen. Auch eine Rücknahme lässt sich bis zur eingerichteten Frist erlauben. Veröffentlichte oder bereits zurückgezogene Beiträge unterliegen weiteren Einschränkungen.
Wie werden Rückfragen geklärt?
Wenn die direkte Kommunikation aktiviert ist, sehen Autor*innen Rückfragen aus der Begutachtung und können am Beitrag antworten. Rückmeldungen zu einer Datei bleiben bei der zugehörigen Unterlage nachvollziehbar.
Wer behält den Überblick?
Ihr Organisationsteam arbeitet mit Beitragslisten, Filtern, Status und Zuordnungen. Unsere Betreuung hilft bei offenen Vorgängen, technischen Rückfragen und der Vorbereitung der nächsten Phase.
Gutachten, Rückfragen und Entscheidungen am Beitrag
Die wissenschaftliche Entscheidung liegt bei Ihren Programmverantwortlichen. Die Plattform unterstützt sie mit zugewiesenen Gutachtenden, Bewertungen, Kommentaren und einer nachvollziehbaren Kommunikation.
- Gutachtende gezielt zuordnen
Begutachtungskonfigurationen begrenzen den Arbeitsbereich auf ausgewählte Themen, Beitragstypen und Dateien. Leitlinien und Fristen werden für die jeweilige Runde hinterlegt.
- Bewertungen und Dateirückmeldungen
Allgemeine Bewertungen und Kommentare können mit einer gesonderten Dateibegutachtung verbunden werden. Rückfragen, Überarbeitungsbedarf und Antworten bleiben am Beitrag.
- Anonymität nach Ihren Vorgaben
Konfigurierbare Regeln steuern die Sichtbarkeit der Gutachtenden in Kommentaren und Nachrichten. Wir stimmen mit Ihnen ab, welche Personen in welchem Arbeitsbereich sichtbar sein sollen.
- Entscheidungen und Änderungen
Die zuständigen Personen entscheiden über Annahme, Ablehnung oder Überarbeitung. Änderungen am Beitragstyp oder Paperpool sind bei entsprechender Freigabe möglich und werden dokumentiert.
Angenommene Beiträge ins Programm übernehmen
Das Programmteam legt Session, Reihenfolge, Zeit und Raum fest. Abstract, Autor*innen und Dateien bleiben mit dem Beitrag verbunden und können in den freigegebenen Veranstaltungsbereichen erscheinen.
- Sessions und Zeiten planen
Beiträge lassen sich dem Programm zuordnen und innerhalb einer Session verschieben. Die hinterlegten Zeiten werden bei der Umordnung entsprechend aktualisiert.
- Web-App und digitale Poster
Freigegebene Beiträge stehen im digitalen Programm zur Verfügung. Posterdateien können in der Posterhalle und auf den vorgesehenen Panels gezeigt werden; Veröffentlichung und Zugriffsregeln werden gesondert festgelegt.
- Beitragsdaten exportieren
Wählen Sie die benötigten Felder und Dateien für die Übergabe aus. Abstractsammlungen und Tagungsunterlagen lassen sich anhand der eingerichteten Drucklayouts erzeugen.
- Mit dem Vortrag weiterarbeiten
Die finale Präsentation bleibt am Beitrag. Der Foliencheck und die Vorbereitung des Präsentationssystems schließen an denselben Vorgang an.
