Budgets für Veranstaltungen und Projekte planen
Veranstaltungen gehören im CRM zu Projekten. Für jedes Projekt planen Sie das Budget, schreiben Forecasts fort und schließen mit der Schlussrechnung ab. Das Gesamtbudget zeigt alle Projekte eines Budgetjahres.
Vom Projekt bis zur Schlussrechnung
Das Projekt verbindet Veranstaltung, Kostenstelle und Team. Zu Beginn steht das Budget, im Verlauf halten Forecasts den aktuellen Stand fest, die Schlussrechnung schließt ab. Das Beispiel zeigt die vier Schritte.
Budgetplanung einer Jahrestagung
Projekt mit Budgetjahr und Kostenstelle anlegen
Veranstaltungen gehören zu einem Projekt. Das Vorgängerprojekt verbindet die Ausgaben einer Reihe, Unterprojekte gliedern große Vorhaben.
Das Projekt verbindet Veranstaltung, Budgetjahr, Kostenstelle und Vorgängerprojekt.
Das Budget plant Einnahmen und Ausgaben; Ticketpakete fließen über ihren Variablennamen ein.
Forecasts halten den aktuellen Stand fest, einer davon zählt im Gesamtbudget.
Mit der Schlussrechnung ist das Projekt abgeschlossen; das Gesamtbudget zeigt das Budgetjahr.
Animiertes Funktionsschema mit fiktiven Daten. Hier werden keine Projekte oder Budgets gespeichert.
Projekte, Unterprojekte und Vorgänger
- Unterprojekte
Große Vorhaben gliedern Sie in Unterprojekte, etwa Fachausstellung und Rahmenprogramm einer Tagung. Jedes Unterprojekt kann eine eigene Kostenstelle haben.
- Vorgängerprojekt
Wiederkehrende Veranstaltungen verweisen auf das Projekt der vorigen Ausgabe. So bleibt eine Veranstaltungsreihe über die Jahre verbunden.
- Veranstaltungen zuordnen
Veranstaltungen werden einem Projekt zugeordnet und können die Kostenstelle des Projekts übernehmen.
- Team und Zugriff
Teams und Personen gehören zum Projekt. Projekte und Aufgaben lassen sich auf die Projektmitglieder beschränken, und je Projekt legen Sie fest, ob es bearbeitet werden darf.
- Status und Fälligkeit
Status und Fälligkeitsdatum zeigen, wo ein Projekt steht.
Forecasts und Gesamtbudget je Budgetjahr
Jedes Projekt gehört zu einem Budgetjahr. Im Verlauf halten Forecasts den aktuellen Stand fest. Je Projekt legen Sie fest, welcher Forecast im Gesamtbudget zählt; ist das Projekt abgerechnet, wird der gewählte Forecast als abgeschlossene Schlussrechnung markiert.
Ticketpakete einer Veranstaltung erhalten einen Variablennamen und lassen sich so in der Budgetplanung verwenden. Für Projekte hinterlegen Sie außerdem durchschnittliche Personalkosten.
Kostenstellen verbinden Projekte und Belege
- Kostenstellen je Mandant
Kostenstellen mit Nummer und Bezeichnung werden je Mandant geführt.
- Projekte und Veranstaltungen
Projekte haben eine Kostenstelle. Veranstaltungen übernehmen sie oder erhalten eine eigene.
- Rechnungen und Angebote
Rechnungspositionen und Angebote tragen eine Kostenstelle, Rechnungen und Rechnungsläufe führen ihre Kostenstellen mit. Auch Mitgliedsarten sind einer Kostenstelle zugeordnet.
- Dienstreisen und Auslagen
Dienstreisen und Auslagenerstattungen werden einer Kostenstelle zugeordnet.
Ihre Budgetplanung gemeinsam einrichten
Wir besprechen Projektstruktur, Kostenstellen und Budgetaufbau und richten Forecasts, Zuständigkeiten und Zugriffe passend zu Ihrer Geschäftsstelle ein.